مطمئنأ همگي شما با نرم افزارهاي Outlook ،Excel ،Word ،PowerPoint و Access از مجموعه نرم افزاري آفيس آشنايي داريد. نرم افزارهايي كه از اهميت بالايي برخوردارند. اما در آفيس به جز اين چند نرم افزار، برنامه هايي هستند كه به صورت ناشناخته مانده اند. در اين ترفند قصد داريم اين برنامه هاي ناشناخته را معرفي كنيم.
معمولأ Microsoft Office به خاطر برنامههاي كاربردي اصلي آن يعني Outlook ،Excel ،Word ،PowerPoint و Access مورد استفاده قرار مي‌گيرد اما اگر از 2003 Office استفاده مي‌كنيد، صرف‌نظر از نسخه انتشاري، ابزارهاي مفيد ديگري را ميتوانيد از منوي Start ويندوز و در مسير Microsoft Office Tools > Microsoft Office بيابيد.
اگر به هنگام نصب از تنظيمات پيش فرض Office استفاده كنيد، تمامي 8 يا 9 ابزار آن در منوي مذكور ظاهر خواهند شد. توجه داشته باشيد كه ابزار Microsoft Office Access Snapshot Viewer فقط در نسخه‌هايي نصب ميشود كه شامل Access باشند. برخي از گزينه‌هاي موجود در اين منو به برنامه‌هايي اشاره مي‌كنند كه روي هاردديسك قرار دارند و بقيه اقلام منو قبل ازاينكه برنامه مربوطه براي اولين بار اجرا شود، آن را نصب مي‌كنند (بنابراين CD نصب Office را در دسترس قرار دهيد يا از محل قرارگيري فايلهاي مربوطه روي شبكه آگاهي داشته باشيد.) در اين مقاله هر كدام از اين ابزارها را به طور مختصر معرفي ميكنيم.
ابزار Microsoft Office Picture Manager: اين برنامه با وجود امكانات ويرايشي كمتر نسبت به برنامه Photo Editor كه با نسخه‌هاي قبلي Office عرضه مي‌شد، به خوبي جايگزين آن شده است. همان‌طور كه از نام آن نيز پيداست، Picture Manager بيشتر براي مديريت عكس‌ها و تصاوير كاربرد دارد تا ويرايش آنها. در حقيقت اين ابزار مشابه برخي از برنامههاي مديريت آلبوم است كه همراه اسكنرها و دوربين‌ها عرضه ميشود و از قابليت‌هاي همساني نيز برخوردار است. همچنين قابليت‌هاي بيشتري نسبت به امكانات ساده برنامه‌هايي چون Fax Viewer Windows Picture and دارد. اين برنامه نه تنها ابزار مناسبي براي مديريت و مشاهده تصاوير است، بلكه امكان ويرايش ساده تصاوير براي قالب‌هاي TIFF ،PNG ،JPEG ،GIF ،EMF،BMP و WMF را فراهم ميكند. به علاوه از اين نرم‌افزار ميتوانيد جهت فشرده سازي فايلها در اكثر قالب‌هاي ذكر شده و تبديل تصاوير از يك قالب به قالب ديگر استفاده كنيد.
Picture Manager ظاهري شبيه به Windows Explorer دارد كه آن را در نماي Thumbnails(منوي View، گزينه Thumbnails) تنظيم كرده باشيد،اما داراي امكانات بيشتري است. پنجره سمت چپ Picture Manager بر خلاف Explorer، نمودار سلسله مراتبي از پوشه‌هاي موجود در هاردديسك را نمايش نمي‌دهد، بلكه به جاي آن حاوي ميانبرهاي مربوطه به پوشه‌هاي خاص است. اگر تصاوير مورد نظر شما در پوشه‌هاي مختلفي پراكنده شده‌اند، ميتوانيد با اضافه كردن يك ميانبر براي هر پوشه، مستقيما به آنها دسترسي داشته باشيد.
اگر ميخواهيد در تمام قسمت‌هاي يك درايو پيمايش كنيد، ميتوانيد يك ميانبر از پوشه‌اي كه داراي زير پوشه است، تهيه كرده و ميانبر مورد نظر را انتخاب كنيد و به زير شاخه‌هاي آن وارد شويد. به عنوان مثال اگر يك ميانبر براي درايو C ايجاد كنيد، ميتوانيد به تمام قسمت‌هاي درايو C دسترسي داشته باشيد. براي اضافه كردن يك ميانبر از منوي File، گزينه Add Picture Shortcut را انتخاب كنيد. در پنجره باز شده پوشه مورد نظر جهت تخصيص ميانبر را انتخاب كرده (ترفندستان) و روي دكمه Add كليك كنيد. براي اينكه ميانبرها به صورت خودكار اضافه شوند، از منوي File گزينه Locate Pictures را انتخاب و در پنجره سمت راست، از منوي كشويي look in درايو مورد نظر را انتخاب كرده و روي دكمه OK كليك كنيد. اگر در اين منو، گزينه Local Drives را انتخاب كنيد،Picture Manager براي همه پوشه‌هاي موجود در هاردديسك كه حاوي فايلهايي در قالب‌هاي موردنظر باشند، ميانبر تهيه ميكند. براي حذف يك ميانبر، روي آن كليك راست كنيد (يا پس از انتخاب آن، كليدهاي Shift+F10 را بفشاريد) و گزينه Remove Shortcut را انتخاب كنيد. توجه داشته باشيد كه روي گزينه Delete كليك نكنيد، چرا كه اصل پوشه و محتويات آن را از روي هاردديسك پاك ميكند.
از ديگر امكانات Picture Manager قابليت تبديل فايلها از يك قالب به قالب‌هاي ديگر است؛ براي اين منظوربعد از انتخاب فايل يا فايلهاي مورد نظر، در منوي File روي گزينه Export كليك كنيد. سپس از فهرست كشويي Export With This File Format، قالب نهايي را كه يكي از موارد PNG،JPG، GIF،BMP يا TIF است، مشخص كنيد.
شما همچنين ميتوانيد از ابزارهاي ويرايشي Picture Manager كه در منوي Picture قرار دارند، استفاده كنيد. اين ابزارها امكاناتي نظير حذف قرمزي چشم، تنظيم روشنايي و كنتراست، چرخاندن تصوير، تغيير اندازه و فشرده‌سازي را فراهم مي‌كنند. اگر از تغييراتي كه در تصوير خود ايجاد كرده‌ايد، راضي نبوديد، با استفاده از گزينه Undo در منوي Edit ميتوانيد به مرحله قبل از تغييرات بازگرديد. مهم‌تر آنكه تا زماني كه تغييرات خود را به‌وسيله گزينه Save از منوي File ذخيره نكرده باشيد، اين تغييرات ثابت و پايدار نميشوند. به هنگام بستن Picture Manager، اگر فايل ويرايش شده را ذخيره نكرده باشيد، برنامه از شما درباره ذخيره آن سوال خواهد كرد.
ابزارهاي Microsoft Office Document Scanning و Microsoft Office Document Imaging: اين دو ابزار با هم كار مي‌كنند؛ بدين ترتيب كه وقتي يك صفحه توسط Document Scanning ضبط ميشود، جهت نمايش و ويرايش به ابزار Document Imaging ارسال ميشود و در مقابل Document Imaging براي انجام فرآيند اسكن، از Document Scanning استفاده ميكند. اين دو ابزار از آن جهت حائز اهميت هستند كه در تركيب با ويندوز XP، برخي قابليت‌ها جهت مديريت اسناد را در اختيار مي‌گذارند.
هنگامي كه Document Scanning را باز مي‌كنيد، درباره اسكنر مورد استفاده از شما سوال خواهد كرد.اگر اين پرسش انجام نشد و شما در سيستم خود بيشتر از يك اسكنر نصب كرده‌ايد، روي دكمه Scanner كليك كنيد و از فهرست موجود، اسكنر دلخواه را انتخاب كنيد. در اين پنجره دو كادر علامتي نيز مشاهده مي‌كنيد. براي اينكه قبل از هر بار اسكن بتوانيد تنظيمات را بررسي كنيد يا آنها را تغيير دهيد، گزينه Show Scanner Driver Dialog Before Scanning را فعال كنيد. از طريق ويژگي Preset برنامه ميتوانيد بسياري از تنظيمات را كنترل كنيد. براي مشاهده اين تنظيمات، روي هر كدام كليك كرده و دكمه Preset Options را بفشاريد. در پنجره باز شده روي Edit Selected Preset كليك كنيد. (با استفاده از گزينه Create New Presets ميتوانيد نوع جديدي از تنظيمات را ايجاد كنيد.) براي مشاهده تنظيمات يا تغيير آنها با زبانه‌هاي مختلف و همچنين گزينه‌هاي قابل دستيابي از طريق دكمه Advanced كار كنيد.
در اين بين، دو گزينه اهميت بيشتري دارند. زبانه General را انتخاب كنيد تا دكمه Create Shortcut در دسترس قرار گيرد. با كليك روي اين دكمه ميتوانيد يك ميانبر از Preset جاري در دسكتاپ خود بسازيد. بدين ترتيب با دابل كليك روي ميانبر به‌سادگي عمليات اسكن طبق تنظيمات آن Preset انجام ميشود. در زبانه Processing گزينه OCR را مي‌بينيد كه مي‌تواند متن را در يك سند اسكن شده تصويري، تشخيص دهد. ويژگي OCR فايل اسكن شده را در Document Imaging قابل جست‌وجو كرده و آن را براي Indexing Service ويندوز XP جهت ارائه قابليت‌هاي ابتدايي مديريت سند، قابل خواندن ميكند. بدين ترتيب (ترفندستان) ميتوانيد در يك سند اسكن شده نيز با بهره‌گيري از ويژگي جست‌وجوي ويندوز به دنبال عبارت موردنظر بگرديد.
همچنين ميتوانيد با استفاده از منوي Tools و انتخاب گزينه Send Text to Word، يك سند را از Document Imaging به Word منتقل كنيد (البته اگر در هنگام اسكن، متن تشخيص داده نشده است، ابتدا بايد از منوي Tools، گزينه Recognize Text Using OCR را انتخاب كنيد.)
يكي ديگر از امكانات مفيد Document Imaging آن است كه ميتوانيد در يك سند چند صفحه‌اي ترتيب صفحات را از طريق درگ كردن و رها كردن (drag&drop) تغيير دهيد. همچنين ميتوانيد صفحاتي را از يك پنجره Document Imaging به پنجره ديگر درگ كنيد. برنامه Document Imaging از دو نوع قالب فايلي پشتيباني ميكند: TIFF و MDI براي به اشتراك گذاشتن فايلها بهتر است از قالب TIFF استفاده كنيد. اما توجه داشته باشيد كه اگر فايلي را در قالب TIFF ذخيره كنيد، اطلاعات متني آن در صورتي كه با OCR تشخيص داده شده باشد، از بين خواهد رفت و بنابراين بايد مجددا آن را تشخيص دهيد. MDI از اين مزيت برخورداراست كه فايلهايي با حجم كمتر توليد ميكند. مثلا اگر فايلي در قالب TIFF حجمي برابر 112 مگابايت اشغال كند، حجم اين فايل در قالب MDI به 333 كيلو بايت كاهش مي‌يابد.
ابزار Microsoft Clip Organizer: همان‌طور كه از نام آن برمي‌آيد، ابزاري است براي مديريت و گردآوري كليپ‌هاي هنري كه برخي از آنها روي سيستم نصب ميشوند و برخي ديگر توسط گزينه Clips Online از منوي Tools قابل دريافت هستند.
گزينه Add Clips To Organizer از منوي File همانند مورد مشابه در برنامه Picture Organizer امكان اضافه كردن كليپ‌ها به‌صورت دستي يا خودكار را فراهم ميكند. در اينجا نيز ميتوانيد به آساني با كاوش در منوها و بررسي هر يك از گزينه‌ها، كار با اين برنامه را ياد بگيريد. به علاوه گزينه Search از منوي View به شما امكان مي‌دهد كه با استفاده از يك كلمه كليدي در يك مجموعه هنري و يا بين مجموعه‌هاي مختلف به جست‌وجو بپردازيد. براي حذف يك كلمه كليدي يا تغيير آن، روي كليپ موردنظر كليك راست كرده و از منوي باز شده Edit Keywords را انتخاب كنيد.
Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard: اين ويزارد تنظيمات برنامههاي Office را ذخيره ميكند. همچنين ميتوانيد تنظيمات ذخيره شده قبلي را نيز بازنشاني كنيد. هنگامي كه تنظيمات مورد نظر را در يك فايل ذخيره مي‌كنيد، تنها با انتقال اين فايل به يك كامپيوتر ديگر ميتوانيد در يك لحظه تمام اين تنظيمات را در برنامههاي 2003 Office آن سيستم اعمال كنيد. مثلا هنگام ارتقاي كامپيوتر خود با بهره‌گيري از اين ويژگي ميتوانيد تنظيمات سيستم جديد را سفارشي كنيد.
ابزار Microsoft Office Application Recovery: اين ابزار اجراي برنامههاي Office را كه دچار اشكال شده و اصطلاحا قفل كرده‌اند، خاتمه مي‌دهد. همچنين با استفاده از اين برنامه ميتوانيد كارهاي خود را بازيابي كنيد.
ابزار Language Settings 2003 Microsoft Office: اين ابزار به شما امكان مي‌دهد كه گزينه‌هاي زباني مورد استفاده در برنامههاي Office و همچنين زبان پيش‌فرض را با حذف يا اضافه كردن زبان مورد نظر در ليست Enabled تغيير دهيد. به عنوان مثال اگر زبان Office را از English U.S به English U.K تغيير دهيد، ويژگي Spell Checker، عبارت Colour را به عنوان يك كلمه صحيح و لغت Color را به عنوان كلمه اشتباه علامت گذاري ميكند.
ابزار Snapshot Viewer Microsoft Office Access: اين ابزار به شما امكان تهيه تصوير از گزارشات Access را مي‌دهد. البته Snapshot Viewer در نسخه‌هاي Office شامل Access موجود است. تهيه تصوير از گزارش ها زماني مفيد است كه بخواهيد اين اطلاعات را با افرادي كه Access ندارند، به اشتراك بگذاريد: براي اين منظور بايد يك كپي از Viewer يا يك پيوند اينترنتي براي دريافت برنامه را همراه با تصاوير ارسال كنيد.
ابزار Digital Certificate for VBA Projects: اين ابزار به شما امكان مي‌دهد كه يك گواهينامه ديجيتالي تهيه كنيد. بدون اين گواهينامه سيستم امنيتي ماكروهاي Office، با ماكروهايي كه ايجاد كرده‌ايد، به عنوان ماكروهاي غير معتبر برخورد ميكند و بسته به تنظيمات امنيتي Office، ممكن است با هر بار باز كردن فايل حاوي ماكرو از شما بپرسد آيا مايليد ماكروها را فعال كنيد و يا به سادگي آنها را غيرفعال ميكند. با استفاده از اين ابزار ميتوانيد ماكروهاي خود را براي نرم‌افزار Office معتبر كنيد.
به هر حال شما با برخي از برنامههاي مفيد و اغلب فراموش‌شده‌اي كه در منوي Microsoft Office Tools قرار دارند، آشنا شديد؛ برنامه‌هايي كه براي مديريت عكس‌ها و ديگر فايلهاي تصويري، تنظيم يك سيستم مديريت اسناد، ايجاد گواهينامه براي ماكروها و يا انتشار اطلاعات مربوط به Access مفيد هستند.
هنگام كار با اين ابزارها، بيشتر به اهميت و ارزش آنها پي خواهيد برد.
برچسب:
،
ادامه مطلب
بازدید: